Lorsque l'open source s'invite... dans un centre de documentation

Yves Tomic : J'étais chargé du système d'information documentaire au service commun de documentation de l'Université Paris-Sud jusqu'à fin septembre 2014. Je suis désormais responsable du système d'information documentaire à l'Université Paris Dauphine.

Dans le cadre de mon travail, j'administre des applications permettant de signaler les collections des bibliothèques tant sous format papier que sous format électronique, de gérer les acquisitions d'ouvrages, ainsi que les abonnements aux périodiques. Je pilote également des projets de déploiement de systèmes de ce type : système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), GED, outil de découverte, etc. En outre, je suis le président depuis deux ans de l'association Kohala, fédérant en France les utilisateurs du SIGB open source Koha.

Yves Tomic : À l'Université Paris-Sud, nous avons déployé Koha, système intégré de gestion de bibliothèque open source développé principalement en Perl. Koha a été initialement conçu en Nouvelle-Zélande en 2000. Il est aujourd'hui développé par une communauté internationale et implanté dans plusieurs centaines de bibliothèques à travers le monde. Cet outil est de plus en plus utilisé dans le monde de l'enseignement supérieur en France, mais il est également implanté dans de nombreuses bibliothèques ou médiathèques municipales.

À Paris Dauphine, le service commun de documentation utilise le système DSpace pour signaler les publications des enseignants-chercheurs de l'université. DSpace, lancé en 2002, est un outil open source développé en Java. Il est utilisé par les universités pour référencer des collections d'articles, de thèses et de livres en accès libre ou restreint. Il est possible également de référencer d'autres types de documents (photographies, enregistrements sonores, vidéos, etc.). Par ailleurs, les ordinateurs des salles de lecture sont sous Ubuntu.

Yves Tomic : Après avoir connu des expériences plutôt négatives avec un SIGB propriétaire dans une relation où l'éditeur du logiciel impose ses règles, le SDC de l'Université Paris-Sud a commandé une étude de faisabilité sur la mise en œuvre d’un SIGB basé sur la solution Koha, qui a conclu que cet outil répondait aux besoins professionnels des bibliothécaires. Ce choix a été validé par les instances dirigeantes de l'Université.

Outre l'évolution constante (deux nouvelles versions par an) à laquelle les bibliothécaires peuvent également participer (suggestions d'amélioration, validation de patchs), le déploiement de Koha représente un coût financier moindre par rapport à des solutions propriétaires, qui profitent de la rente que constitue le coût des licences et de la maintenance. L'argument financier est un élément important dans le contexte économique actuel des universités.

Yves Tomic : Je n'ai rencontré aucune difficulté particulière dans l'utilisation des logiciels open source. La communauté Koha, par exemple, est bien structurée et fournit une documentation solide. Elle dispose d'outils de communication et d'échange qui permettent de trouver des solutions aux problèmes éventuels qui surgiraient.

La faiblesse provient plutôt de l'écosystème. En France, il y a très peu de prestataires (trois sont clairement identifiés) à proposer des services autour de ce logiciel open source. Il s'agit de petites et moyennes entreprises qui ne sont pas toujours en mesure de gérer des projets lourds. Par ailleurs, les bibliothèques universitaires ne recrutent pas toujours des personnes ayant les compétences informatiques requises pour administrer ces systèmes. Du coup, l'autonomie qui devrait résulter du choix de l'open source est toute théorique. De nombreuses bibliothèques demeurent dépendantes de prestataires.

Yves Tomic : Un approfondissement et un élargissement de mes connaissances informatiques, en particulier des langages de programmation. Mais également de nouvelles méthodes de travail. Avec l'open source, l'intérêt est de s'investir dans le travail communautaire pour faire avancer les logiciels. Il faut abandonner la position passive que l'on a facilement avec des logiciels propriétaires et contribuer à l'amélioration des logiciels, ne serait-ce qu'en formulant des suggestions d'amélioration. La dimension du travail communautaire doit être intégrée dans le travail régulier du service dans lequel vous évoluez.

Yves Tomic : Je recommanderais de bien évaluer en amont les capacités internes, ainsi que celles de potentiels prestataires afin de bien dimensionner un projet de déploiement d'un logiciel open source, surtout si celui-ci doit comporter des développements spécifiques.