Organiser un brainstorming géant : l’innovation participative en pratique avec Nova-Ideo

Linux Pratique

n°

101

mai 2017

Par

Launay Michaël

Société

Tag(s)

brainstorming

travail collaboratif

Que ce soit pour la « démocratie participative » ou « l’innovation participative », la majorité des outils de la « CivicTech » reposent sur le travail des « foules », nous présentons ici un outil qui permet de faire réfléchir tout un chacun (brainstorming).

1. Participatif ?

Du 7 au 9 décembre 2016, s'est tenu à Paris l'Open Government Partnership, un forum réunissant de nombreuses initiatives dites de « démocratie participative ». Très à la mode, ce terme traduit un besoin de réappropriation de la prise de décision par les citoyens. Toutefois de nombreuses associations, dont la Quadrature Du Net, ont souligné qu'il s'agissait pour l'instant surtout de communication politique [1].

L'outil phare de la démocratie participative est la dématérialisation des consultations citoyennes, et l'on trouve de nombreuses solutions, dont certaines open source ou libres, qui commencent à satisfaire ce besoin.

La démocratie participative est à mettre en parallèle avec l'innovation participative, son pendant dans le monde de l'entreprise qui prend souvent l'aspect d'une boite à idées numériques.

Nous allons détailler l'une des solutionsretenues par Etalab pour l'OGP Toolbox [2] et mises à disposition des administrations, la solution d'innovation participative Nova-Ideo qui est sous licence libre AGPL v3.

Écrite en Python 3 avec Pyramid, son but est de favoriser les interactions entre les membres d'un collectif, d’améliorer la récolte d'idées, et d'organiser la co-écriture de propositions d'actions, enfin elle permet à chacun de soutenir ou rejeter les idées, questions, réponses ou propositions publiées.

Sa force est de faire produire des propositions en utilisant les mécanismes de collaboration et de compétition (coopétition) que l’on retrouve dans les cycles itératifs de travail des projets open source, bref cet outil est très orienté sur l'interaction humaine.

2. Installation de Nova-Ideo ou SaaS

Nova-Ideo est disponible sur GitHub et est dockerisé, donc disponible sur le Docker Hub.

Pour l'installer localement, il suffit de suivre les instructions du fichier README.rst sur https://github.com/ecreall/nova-ideo.

Toutefois, Nova-Ideo est utilisable gratuitement directement en mode SaaS depuis l'URL https://www.nova-ideo.com à la condition que les contenus soient publics, ou sur abonnement si les contenus doivent être confidentiels.

3. Première utilisation : création d'idée

La création d'une idée est très simple. Pour cela, il suffit soit d'appuyer sur le bouton vert de création d'un contenu qui fait surgir le formulaire de saisie, soit de commencer à remplir le champ de saisie, qui fait apparaître le reste du formulaire.

L'utilisateur saisit son idée, ses mots-clés, et peut insérer un ou plusieurs fichiers. Il a alors la possibilité de directement publier son idée et de créer automatiquement un groupe de travail, de seulement publier son idée, ou d'enregistrer son idée pour pouvoir la travailler par la suite, enfin il peut abandonner son édition.

Cela paraît simple, mais nous allons voir que ces actions ont des conséquences qui engagent la nature du travail.

Fig. 1 : Formulaire de saisie d’une idée, ici le membre ajoute une idée qu’il a appelé « Questions flash ».

4. Problématique

4.1 L'idée est personnelle alors que la proposition est collective

Les gens s'identifient naturellement à leur idée, ainsi critiquer une idée revient souvent à critiquer son auteur. Inversement autant les auteurs vont se battre pour leur idée, autant ils mettront naturellement de la distance lorsque le travail est collectif, si bien qu'il faudra trouver une motivation pour que le travail soit fait.

Nova-Ideo considère l'idée comme un document n'ayant qu'un seul auteur, qui une fois publiée ne peut plus être modifiée, mais seulement dupliquée pour être modifiée (« fork »).

Nova-Ideo affiche l'ensemble des idées sous forme de liste ou sous forme de blocs dont on peut choisir les critères de recherche et de tri.

Fig. 2 : Page d’accueil affichant la liste des idées, cette vue est paramétrable depuis le menu hamburger. Remarquez le tri et le filtre.

Le but est d'inviter les membres à échanger le plus possible. Ainsi, Nova-Ideo fournit des mécanismes de fils de discussion qui peuvent être utilisés sur tous les contenus ou directement sur des sujets de conversation.

Pour laisser un commentaire ou répondre à un commentaire, il suffit de se placer au bon endroit puis de cliquer sur le bouton Commenter. Les commentaires peuvent inclure des images, des liens, des fichiers ou des carrousels.

Fig. 3 : Les membres peuvent alimenter des fils de discussions sur les contenus, mais également dans des fils généraux accessibles en cliquant sur la bulle bleue à gauche.

4.2 Le fork des contenus

La duplication d'une idée permet à tous de s'approprier l'idée d'un autre, de la modifier tout en reconnaissant la paternité de l'auteur précédent.

La duplication d'une proposition permet à un nouveau groupe de travail de bâtir une nouvelle proposition à partir du travail d'un autre groupe, quel qu'en soit son état. Ainsi le travail n'est jamais perdu, mais est malléable à souhait pour explorer de nouvelles pistes.

Nova-Ideo conserve un historique des versions qui est accessible depuis le menu des actions, et trace les duplications de contenus ou leur réutilisation et permet de naviguer sur le graphique des parentés et liens des contenus.

Fig. 4 : Affichage du graphique des dépendances d’un contenu.

4.3 Le travail en groupe

L’homme a un comportement essentiellement coopératif [3]. Il constitue des groupes pour résoudre collaborativement des problèmes, la communication devient alors l’activité principale de soutien de la réflexion, plus le groupe échange, plus il a de chance d’aboutir à une solution. Plus les participants ont des expériences/profils complémentaires, meilleures seront leurs solutions. Toutefois si les participants d'un groupe ont des cultures différentes, ils risquent d’avoir besoin de temps pour se comprendre. Et si les convictions des uns et des autres sont opposées, alors il faut pouvoir orchestrer les débats pour transformer leur richesse et éviter les règlements de comptes [4].

Pour cela, Nova-Ideo met en avant le travail de groupe et permet de l’orchestrer à travers un processus métier paramétrable depuis l’interface d’administration ou totalement adaptable par modification du code, cela en attendant d’avoir un éditeur de processus intégré.

La création des groupes se fait soit lors de la publication d'une idée, soit par clic sur l'action Créer un groupe de travail, le groupe de travail aura alors à coécrire le contenu d'une Proposition automatiquement créée à partir de l'idée de départ et affectée à ce groupe.

Le formulaire d'édition de la Proposition permet de saisir un texte riche. Ce texte riche peut avoir sa mise en forme contrainte par l'administrateur de manière à suivre un modèle de document.

Fig. 5 : Création d’une proposition à partir d’une idée, l’idée est reprise dans le résumé. Le texte riche permet par exemple d’expliquer comment cette idée peut être mise en application. Il s’agit d’une zone de saisie permettant la co-écriture.

4.4 La taille de groupe optimale

Dès qu'un groupe dépasse la dizaine de personnes, il est difficile pour ses participants de se connaître suffisamment les uns et les autres pour être en confiance, et donc être spontané et efficace. Non seulement les participants vont avoir des attitudes de mise en retrait, mais le nombre de discussions avant action va augmenter selon la factorielle du nombre de participants [5].

C'est contre-intuitif, mais pour retrouver l’efficacité d’un petit groupe de moins de 12 participants, il faudra dépasser la centaine de participants. Car, dans un grand groupe, on compensera la faible probabilité d'action par un grand nombre d'acteurs [6].

De plus, les participants d'un grand groupe cherchent à s'organiser, ce qui aboutit très souvent à un système hiérarchique pyramidal classique qui finit par étouffer les idées de sa base.

On tourne en rond, car l'embryon des bonnes idées et réponses vient de n'importe qui, et que pour qu'une idée, une question, une réponse, une proposition soient bonnes il faut les avoir travaillées collectivement pour refléter tous les points de vue.

La solution la plus simple est d’avoir plusieurs petits groupes travaillant en concurrence sur le même sujet, quitte à ce qu'un autre groupe fusionne les différentes propositions.

C’est pour cela que par défaut Nova-Ideo limite la taille d'un groupe à 12 participants, mais cela est paramétrable en ligne et permet d'expérimenter.

Chaque membre peut rejoindre un groupe de travail en cliquant sur le bouton Rejoindre le groupe, mais dès que la limite du nombre de participants est atteinte, le membre est ajouté sur la liste des candidats en attente d'une place. Le nombre maximum de groupes rejoint par un participant est lui même paramétrable, par défaut il est de 5.

4.5 Le travail itératif et les modes de co-écriture

Même si le groupe est de taille raisonnable, il est rare d’écrire du premier coup une proposition parfaite, cela est encore plus vrai quand plusieurs participants d’un groupe de travail coécrivent le texte. Bref, le travail doit être organisé en itérations ! Dès lors, différentes méthodes de développement ont montré la nécessité d’avoir des échéances « courtes ».

Nova-Ideo fait le pari de reprendre le mécanisme du « timeboxing » (temps limité) des méthodes agiles pour organiser les itérations, mais laisse le choix de la durée de ces itérations aux participants d’un groupe.

Fig. 6 : L’état du cycle itératif d’amélioration d’une Proposition est visible en cliquant sur l’onglet en bleu du processus.

4.5.1 Le choix du mode de travail et de la durée de l'itération

Pour chaque itération de travail, les participants votent la publication de la proposition ou le démarrage d’une nouvelle itération, et pour le cas où une nouvelle itération commencerait, ils votent sur la durée de l’itération et son mode de travail.

Actuellement, trois modes de co-écriture sont possibles : de type wiki sans validation, de type séquentiel avec validation, de type parallèle avec amendements. Ces modes seront détaillés par la suite.

Le but de ces modes de co-écriture est de permettre de converger vers une proposition faisant le consensus du groupe et publiée pour soutien.

Les modes sont activables selon le nombre de participants du groupe de travail.

Le fait d’axer le travail sur des cycles courts doit éviter l’enlisement d’un groupe de travail.

4.5.2 Le mode wiki (pas de validation des modifications)

Dans le mode de travail de type wiki, les modifications des participants n’ont pas besoin d’être validées par les autres participants du groupe de travail, dés l’enregistrement elles génèrent une nouvelle version de la proposition. Très simple, ce mode de fonctionnement convient dans 80 % des cas, mais son principal reproche est de donner une importance disproportionnée à la dernière modification et donc à la possibilité de jouer la montre avant le vote de publication.

4.5.3 Le mode avec validation

Le travail avec validation consiste pour chaque modification d’une proposition à la faire acceptée, rejetée ou modifiée par un autre participant du groupe de travail. Ce processus est séquentiel et ne permet qu’une édition à la fois. Néanmoins, il est très adapté pour les modifications de type corrections syntaxiques.

Fig. 7 : Validation des modifications d’une Proposition, le participant peut accepter, rejeter ou modifier la modification soumise par le participant précédent.

4.5.4 Le mode avec amendement

La co-écriture se fait en parallèle, chaque participant modifie la proposition de son côté sans connaître les modifications des autres. Ces modifications seront donc mises en concurrence.

À échéance de l’itération, les amendements seront mis au vote selon le scrutin du jugement majoritaire détaillé ci-après.

Les participants votent les amendements proposés les uns contre les autres et contre la version d’origine, uniquement lorsqu’ils portent sur les mêmes parties de la proposition, où ont la même intention.

L’usage de ce mode de scrutin permet d’obtenir le consensus.

Une fois le vote sur les amendements réalisés, Nova-Ideo détermine les modifications ayant fait consensus et les applique. Il crée une nouvelle version de la proposition et la soumet au groupe pour vote sur la publication ou le démarrage d’une nouvelle itération de travail.

Le jugement majoritaire est un mode de scrutin issu des travaux de recherche de Rida Laraki et Michel Balinski[7], il est clairement expliqué par David Louapre sur sa chaîne YouTube « Science étonnante » [8].

Ici, Nova-Ideo demande à chaque participant de donner à chaque amendement, dont le texte d’origine, une mention allant de « Excellent », « Très bien », « Bien », « Assez bien », « Passable », « Insuffisant » à « À rejeter ». Nova-Ideo calcule la médiane des mentions reçues par chaque amendement est conserve celui ayant la meilleure mention majoritaire. Nous avons ainsi un consensus permettant à la fin de chaque tour de générer une nouvelle version de la proposition.

Fig. 8 : Jugement majoritaire des amendements d’une Proposition.

4.6 Le soutien ou rejet des contenus

Lorsqu'une idée, une proposition ou une réponse à une question est publiée, tous les membres peuvent la soutenir ou la rejeter. Mais encore une fois, Nova-Ideo utilise une astuce « sociale », la rareté des jetons de soutien. Ainsi chaque membre possède 7 jetons qu'il peut placer pour soutenir ou rejeter un contenu. S'il a utilisé tous ses jetons, il doit alors faire des arbitrages et déplacer certains de ses jetons pour les allouer à d'autres contenus. Nova-Ideo enregistre ces déplacements, et permet ainsi de voir l'évolution des soutiens. Cela permet par exemple de trouver des saisonnalités dans les soutiens. Le soutien se fait en utilisant les boutons de type ascenseur situés à gauche des contenus.

4.7 Les avis des comités de pilotage

Nova-Ideo permet de gérer des comités de décision, qui peuvent se prononcer sur la mise en application des propositions. Pour cela, le comité classe les propositions ou idées selon par exemple leur nombre de soutiens, puis il se prononce et publie son avis.

Nova-Ideo propose différents algorithmes de tri qui peuvent utiliser l'historique des soutiens.

Une fois sa décision prise, le comité publie son avis sur les contenus, ce qui se matérialise par un feu tricolore.

5. Le code et les contributions

Le projet est issu de la preuve de concept de la thèse d’Amen Souissi « Modélisation centrée sur les processus métier pour la génération complète de portails collaboratifs » publiée sur HAL à l’adresse [9]. L’historique du développement de Nova-Ideo a été présenté lors des journées Pyconfr 2015 à Pau [10].

Vous pouvez contribuer à l'évolution de Nova-Ideo et proposer vos idées d'amélioration en vous inscrivant sur evolutions.nova-ideo.com qui est bien sûr une instance de Nova-Ideo.

Conclusion

Nova-Ideo est une application riche qui fait confiance à la volonté des uns et des autres à collaborer, or la démocratie participative ou l'innovation participative de sont pas qu'affaires d'outil et il faudra encore beaucoup d'expérimentation sociale avant de trouver les bons ressorts pour que chacun s'exprime et soit entendu, mais on peut penser qu'avec l'amélioration de la connaissance des fonctionnements des groupes humains, de nouvelles solutions soient apportées, et qu'un jour l'holacratie [11] ne soit pas juste un concept.